Arbeitszeugnis schreibenEin Zeugnis schreiben, das fair ist und keinen Ärger macht
Für Arbeitgeber, Führungskräfte und alle, die einen Entwurf vorbereiten sollen: Noten wählen, Aufgaben eintragen, fertiges Zeugnis als Word oder PDF herunterladen. Darunter die Anleitung Schritt für Schritt.
Arbeitszeugnis
Frau [Vorname] [Nachname] war vom [Eintrittsdatum] bis zum [Austrittsdatum] in unserem Unternehmen [Unternehmen] als [Position] tätig.
Zu ihren Aufgaben gehörten [Aufgaben ergänzen].
Frau [Nachname] verfügte über ein umfassendes und fundiertes Fachwissen, das sie sicher in der Praxis einsetzte. In neue Aufgaben arbeitete sie sich schnell ein. Sie arbeitete stets selbstständig, sorgfältig und genau. Sie war stets zuverlässig. Frau [Nachname] zeigte großes Engagement und Eigeninitiative. Auch unter starker Belastung war sie voll leistungsfähig. Ihre Arbeitsergebnisse waren von sehr guter Qualität, die vereinbarten Ziele übertraf sie.
Frau [Nachname] erledigte ihre Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.
Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets einwandfrei. Sie war im Team geschätzt.
Frau [Nachname] verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedauern ihr Ausscheiden, danken ihr für die sehr gute Zusammenarbeit und wünschen ihr für die Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg.
PDF: Im Druckdialog „Als PDF sichern“ wählen. Textbausteine ohne Gewähr, keine Rechtsberatung.
Arbeitszeugnis erstellen in sechs Schritten
- Unterlagen sammeln. Stellenbeschreibung, Zielvereinbarungen, Beurteilungen, ein früheres Zwischenzeugnis. Frag die direkte Führungskraft nach zwei, drei konkreten Erfolgen.
- Art klären. Hat die Person ein qualifiziertes oder ein einfaches Zeugnis verlangt? Im Zweifel nachfragen. Unterschiede erklärt die Seite zum qualifizierten Arbeitszeugnis.
- Aufgaben beschreiben. Vom Wichtigsten zum Unwichtigsten, mit Verantwortung, Budgets und Teamgröße. Beförderungen und Wechsel mit Datum.
- Noten je Bereich festlegen. Fachwissen, Arbeitsweise, Einsatz, Ergebnisse, gegebenenfalls Führung, dann die Gesamtbewertung und das Verhalten.
- Schluss formulieren. Austrittsgrund nur, wenn die Person zustimmt oder es ihr nützt. Dank, Bedauern und Wünsche passend zur Note.
- Gegenlesen und unterschreiben. Auf Widersprüche und versehentliche Codes prüfen, auf Firmenpapier drucken, eigenhändig unterschreiben.
Wahr und wohlwollend: der Rahmen für jede Formulierung
Zwei Grundsätze bestimmen, was du schreiben darfst. Das Zeugnis muss wahr sein, du darfst also keine Leistungen erfinden und keine Probleme verschweigen, die für einen neuen Arbeitgeber wesentlich wären. Gleichzeitig muss es wohlwollend sein und darf das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren. Einmalige Ausrutscher gehören deshalb nicht hinein, dauerhafte Leistungsprobleme schon, aber in neutraler Sprache.
Nicht ins Zeugnis gehören Krankheiten und Fehlzeiten (außer sie prägen das ganze Arbeitsverhältnis), Betriebsrats- oder Gewerkschaftsarbeit, Elternzeit ohne Zustimmung, Gehalt, private Umstände und Abmahnungen. Wie sich Bewertungen ohne versteckte Signale formulieren lassen, zeigt die Notenskala für jeden Bereich.
Fünf Formulierungen, die oft versehentlich schaden
Viele Arbeitgeber wollen ein gutes Zeugnis schreiben und setzen trotzdem Sätze, die Personaler als Kritik lesen. Diese fünf kommen besonders häufig vor.
| Formulierung | Wie sie gelesen wird | Besser |
|---|---|---|
| „Er war stets bemüht …“ | Klingt nach Lob, gilt als Note 5 | „Er erledigte seine Aufgaben stets …“ |
| „Kollegen und Vorgesetzten“ | Falsche Reihenfolge deutet Konflikte mit der Führung an | „Vorgesetzten, Kollegen und Kunden“ |
| Kein Dank am Schluss | Wird als Kritik gelesen | Dank, Bedauern und Wünsche ergänzen |
| „Geselligkeit“ betonen | Bekannter Code für Alkohol | Teamfähigkeit konkret beschreiben |
| „Mit seinen Leistungen waren wir zufrieden.“ | Fehlende Verstärker ergeben Note 4 | Passende Stufe der Zufriedenheitsformel wählen |
Weitere Beispiele stehen in der Übersicht zur Zeugnissprache. Den fertigen Text prüfst du am schnellsten mit dem Zeugnis-Check.
Die richtige Note wählen
Die meisten Konflikte um Zeugnisse drehen sich um die Note. Hilfreich ist ein Blick auf belegbare Tatsachen: Wurden Ziele erreicht oder übertroffen? Gab es Beschwerden oder Lob von Kunden? Was steht in früheren Beurteilungen? Wer ein früheres gutes Zwischenzeugnis ausgestellt hat, ist daran in der Regel gebunden, solange sich die Leistung nicht verändert hat.
- Note 1 für Leistungen, die klar über dem liegen, was die Stelle verlangt.
- Note 2 für durchgehend gute, verlässliche Arbeit ohne nennenswerte Schwächen.
- Note 3 für solide Arbeit, die die Anforderungen erfüllt.
- Note 4 oder schlechter nur mit dokumentierten Gründen.
Unterschiedliche Noten je Bereich sind erlaubt und machen das Zeugnis glaubwürdig. Achte nur darauf, dass die Gesamtbewertung zum Durchschnitt der Einzelbewertungen passt.
Wenn Mitarbeitende den Entwurf schreiben
In vielen Firmen ist es üblich, dass Beschäftigte ihr Zeugnis vorformulieren. Das spart Zeit und sorgt für eine vollständige Aufgabenliste. Prüfe als Arbeitgeber dann besonders zwei Dinge: ob die Bewertung der Wahrheit entspricht und ob der Text in sich stimmig ist. Lauter Superlative ohne konkrete Beispiele wirken auf Leser eher unglaubwürdig.
Für Mitarbeitende: so schreibst du deinen eigenen Entwurf
Nutze den Generator oben und wähle ehrliche Noten. Ergänze in der Aufgabenliste Zahlen und Ergebnisse. Schick den Entwurf als Word-Datei, damit die Personalabteilung ihn leicht anpassen kann. Vollständige Beispiele findest du unter Arbeitszeugnis Beispiele.
Häufige Fragen
Wer muss das Arbeitszeugnis schreiben?
Der Arbeitgeber. In der Praxis schreibt oft die Personalabteilung auf Grundlage einer Beurteilung durch die direkte Führungskraft. Unterschreiben sollte eine Person, die im Unternehmen über dem Mitarbeiter steht.
Darf ich den Mitarbeiter das Zeugnis selbst schreiben lassen?
Ja, das ist verbreitet. Verantwortlich bleibt trotzdem der Arbeitgeber. Prüfe den Entwurf deshalb auf Wahrheit und Stimmigkeit, bevor du ihn unterschreibst.
Wie lange brauche ich, um ein Arbeitszeugnis zu erstellen?
Mit dem Generator oben etwa fünf bis zehn Minuten, wenn du die Aufgaben kennst. Von Hand dauert ein individuelles Zeugnis meist deutlich länger, vor allem wegen der Abstimmung der Formulierungen.
Welche Note soll ich geben?
Die Note, die der tatsächlichen Leistung entspricht. Als Ausgangspunkt gilt in der Regel die Note 3. Wer schlechter bewertet, sollte das belegen können, wer besser bewertet, sollte es mit konkreten Erfolgen begründen.
Kann ich als Arbeitgeber für ein schlechtes Zeugnis haften?
Ein Zeugnis muss wahr sein. Wer bewusst falsch lobt und ein neuer Arbeitgeber dadurch Schaden nimmt, kann im Ausnahmefall haften. Wer unbegründet schlecht bewertet, riskiert eine Berichtigungsklage. Beides vermeidest du mit einer ehrlichen, belegbaren Bewertung.
Muss ein Arbeitszeugnis unterschrieben werden?
Ja, eigenhändig, mit Name und Funktion der unterzeichnenden Person. Eine eingescannte Unterschrift reicht in der Regel nicht, wenn das Zeugnis in Papierform ausgestellt wird.